Un evento virtual es un evento que se celebra de forma digital y que involucra a un grupo de personas en un sitio web en vez de reunirse en una ubicación física. Los usos más populares de los eventos virtuales incluyen ferias virtuales, conferencias virtuales, reuniones virtuales, seminarios web (webinars), entre otros. La mayoría de eventos virtuales utilizan programas para emitir en streaming o herramientas con las que hacer webinars según el tipo de encuentro que tengan.

¿Porque organizar un evento virtual? Los eventos virtuales se llevan a cabo por las mismas razones que los eventos en persona: para comunicar el mensaje de la empresa y generar ingresos y posibles clientes potenciales, e impulsar la adopción. Puede suponer un menor coste de la empresa organizadora tanto en transporte como en espacio, restauración, seguridad, y mucho más. Además, permite que personas de todo el mundo interactúen entre sí sin necesidad de gastar en vuelos y hoteles. Se convierte en una acción fácil y económica colaborar virtualmente desde cualquier parte del mundo y hacer reuniones y negocios. También puede ayudar a atraer ponentes muy demandados y que no tienen el tiempo para comprometerse a una conferencia en persona, pero están disponibles para impartir una presentación a través de una videollamada rápida o una conferencia pre grabada. Además, una conferencia virtual también permite crear un producto, una grabación de una conferencia, que se puede seguir compartiendo y utilizando como herramienta de generación de leads durante meses y años después del lanzamiento inicial en vivo.

● Tecnología necesaria para un evento virtual. Los eventos virtuales dependen de la tecnología. La asistencia no sería posible sin el uso de ordenadores y dispositivos móviles. Pero la tecnología de eventos virtuales tiene más que herramientas de videoconferencia. Al igual que un evento en persona, los eventos virtuales se benefician del uso de una plataforma de tecnología de eventos  que ayuda a promocionar, ejecutar y administrar el evento. A continuación detallamos las funcionalidades más importantes de la tecnología de eventos para usar al ejecutar su evento virtual.

1. Sitio web del evento. El sitio web del evento se utiliza para la promoción del evento. Tiene el mismo propósito tanto si el evento es virtual o físico. El sitio web de su evento es una herramienta promocional clave para interesar a los posibles asistentes y atraerlos para que se registren en el evento. El sitio web del evento debe comunicar el valor del mismo, debe tener el cronograma y la agenda del evento, mostrar los ponentes, y señalar la opción a registrarse en el evento.
2.  Registro online. El registro online es la primera herramienta para la recopilación de datos y fundamental para el evento. Esta herramienta permite a los asistentes inscribirse al evento virtual, enviar preferencias e información personal. Esta herramienta permite a los asistentes registrarse fácilmente y proporciona a los organizadores de eventos toda la información que necesitan para planificar un gran evento y demostrar su éxito.
3. Campañas de email. El envío de campañas de email puede impulsar la demanda de un evento y aumentar las inscripciones, mantener informados a los asistentes antes del evento y puede utilizarse para atraer a los asistentes antes del evento virtual. El correo electrónico es la mejor manera de comunicarse con los asistentes en todas las etapas del evento. Utilizar una herramienta de marketing por correo electrónico permite que se puedan enviar emails personalizados, automatizar cuándo se van a enviar y decidir a quién se envía en base en los datos de los asistentes.
4. Aplicación móvil para eventos. Una de las piezas más importantes de la tecnología de eventos para eventos virtuales es el uso de una aplicación móvil para eventos.
5. Portal web para streaming. La incorporación del portal web a la plataforma permite distribuir el streaming del evento y combinarlo con las funcionalidades que facilitan la participación e interactuar entre los asistentes como las de networking e interactivas, creando así, una plataforma de gestión de eventos virtual completa.